Arti Buku Kas Kecil
Buku Kas Kecil adalah buku akuntansi yang digunakan untuk tujuan pencatatan pengeluaran kas kecil, yaitu pengeluaran yang merupakan jumlah kecil yang terjadi pada perusahaan dalam operasi sehari-hari.
Buku kas kecil dapat dinyatakan sebagai ringkasan formal dari pengeluaran kas kecil, yang mengacu pada pengeluaran rutin bisnis sehari-hari, yang tidak terkait dengan jalur langsung bisnis. Ini adalah buku akuntansi yang digunakan untuk biaya pencatatan kecil dan bernilai kecil.
Bagaimana Cara Kerja Buku Kas Kecil?
- Dasar akuntansi terletak pada tiga istilah dan akun akuntansi utama, yang terdiri dari jurnal, buku besar, dan buku kas kecil. Setiap transaksi yang dicatat dalam pembukuan akun melewati tiga akun utama ini untuk ditangkap.
- Jurnal merupakan bagian integral dari pembukuan, yang merupakan titik awal akuntansi, dan mencatat semua transaksi bisnis. Sebaliknya, buku kas Petty mencatat transaksi yang terkait dengan akun kas. Dari inisiasi jurnal, buku besar disiapkan, dengan bantuan buku terakhir dari akun perusahaan disiapkan.
- Namun demikian, terdapat beberapa transaksi dalam kegiatan usaha biasa yang jumlahnya sangat kecil dan nominalnya tidak dicatat dalam akun buku kas. Untuk transaksi semacam itu, Buku Kas Kecil digunakan.
Format Buku Kas Kecil
Di bawah ini adalah contoh format Buku Kas Kecil.
Orang yang bertanggung jawab untuk mencatat tanda terima dan pembayarannya dikenal sebagai kasir kecil. Di perusahaan, buku kas kecil biasanya dikelola oleh departemen administrasi perusahaan karena departemen akun umumnya ditempati oleh transaksi bisnis yang lebih signifikan, dan juga departemen admin hanya bertanggung jawab atas biaya semacam itu.
Sistem Buku Kas Kecil
Uang tunai diberikan kepada kasir kecil dengan sistem kas kecil berikut: -
# 1 - Sistem Kas Kecil Biasa
Di bawah sistem ini, sejumlah uang tunai diberikan kepada kasir kecil. Kasir bertanggung jawab untuk mencatat semua pengeluaran untuk pemeriksaan kepala kasir dan mempresentasikannya sebelum meminta dana baru untuk menjalankan kembali pengeluaran sehari-hari
# 2 - Sistem Imprest Cash Kecil
Di bawah Sistem Uang Tunai Kecil yang Tidak Tepat, jumlah kasir kecil ditetapkan untuk periode tertentu yang biasanya kurang dari satu bulan atau satu minggu. Dalam periode ini, kasir harus menjalankan rekening kas kecil di bawah anggaran yang diberikan. Di akhir periode, kasir menyampaikan laporan, dan jumlah yang dikeluarkan olehnya diganti sehingga jumlahnya menjadi sama dengan saldo awal di awal bulan sebelumnya. Jika pengeluaran melebihi jumlah yang disediakan, permintaan khusus yang menyatakan persyaratan perlu diajukan ke kepala kasir dalam mengisi kembali dana untuk waktu tertentu. Sistem Imprest Petty Cash telah banyak diadopsi oleh perusahaan untuk menjalankan akun kas kecil mereka.
Keuntungan
- Dengan metode Sistem Kas Kecil ini, kebutuhan kas yang sebenarnya dapat direalisasikan secara efektif. Misalnya, jika dalam sebulan $ 1.000 hanya dibelanjakan untuk pengeluaran semacam itu, jumlah awal yang dilimpahkan kepada pihak yang bertanggung jawab dapat segera ditambah atau dikurangi setelah menganalisis periode dan sifat terjadinya biaya.
- Sistem Kas Kecil yang Tidak Tepat juga meminimalkan kemungkinan kesalahan yang dapat terjadi selama pembukuan karena kepala kasir secara berkala meninjaunya
- Ini telah dicoba dan diuji dan merupakan metode yang efisien yang juga memakan waktu lebih sedikit dan efisien
- Metode ini juga dapat menghemat biaya bagi perusahaan karena jumlah yang dikeluarkan dalam pengeluaran kas kecil dianalisis dengan cermat dan diperiksa secara berkala untuk menyadari berapa banyak uang tunai yang dibutuhkan dan di mana perusahaan dapat mengurangi pengeluaran untuk barang-barang kecil.
- Imprest Petty Cash System juga memungkinkan anggota staf tentang bagaimana menangani kas secara efektif untuk membuktikan nilai mereka kepada senior mereka bahwa mereka juga dapat dilihat sebagai manajer kas masa depan perusahaan.
Kekurangan
- Penggunaan sistem ini terkadang sangat lama dapat memakan waktu dan seringkali membutuhkan beberapa sumber daya untuk bekerja di belakangnya yang juga dapat digunakan dalam beberapa tugas lain yang efisien dan berguna.
- Sistem perlu ditinjau kembali secara berkala, dan setiap jumlah yang tercatat perlu dipetakan terhadap setiap pengeluaran yang dapat menjadi proses yang panjang jika kuantum entri cukup banyak dalam bisnis.
Kesimpulan
Buku kas kecil merupakan sistem pencatatan pengeluaran yang manual dan seringkali rawan kesalahan dan terkadang menjadi tugas yang merepotkan untuk melakukan pembukuan dan pencatatan setiap transaksi terutama di perusahaan besar. Namun, untuk mengatasinya saat ini, banyak perusahaan yang membatalkan sistem pembukuan yang lama. Mereka beralih ke sistem pembukuan modern, yaitu kartu kredit perusahaan atau penggunaan perangkat lunak penghitungan, yang merupakan sistem yang efisien untuk mencatat transaksi bisnis baik nominal maupun yang cukup besar.
Seiring waktu, buku pencatatan kas kecil telah kehilangan arti pentingnya, tetapi masih dapat digunakan sebagai alat yang berguna untuk mencatat di perusahaan-perusahaan di mana teknologi modern belum terjadi.
