Apa itu Jurnal Pembelian?
Jurnal pembelian adalah jurnal khusus yang digunakan oleh suatu organisasi untuk melacak semua pembelian kredit. Ini juga dikenal sebagai Beli buku atau Beli buku harian. Transaksi kredit dicatat dalam buku Pembelian, sedangkan pembelian tunai dicatat dalam jurnal umum. Perlu disebutkan bahwa hanya pembelian barang secara kredit yang dicatat dalam jurnal semacam itu dan setiap pengeluaran modal dikecualikan.
Sebagian besar organisasi memiliki departemen pembelian terpisah yang menangani proses pembelian lengkap yang meliputi identifikasi barang yang dibutuhkan, klasifikasi, permintaan kutipan, menempatkan pesanan dan mengkonfirmasi penerimaan barang yang sesuai dengan deskripsi yang diinginkan.
Komponen Entri Jurnal Pembelian
# 1 - Dua pesta
Dalam setiap pembelian, ada dua pihak, pembeli dan penjual. Kedua belah pihak menyetujui harga yang dibayar oleh pembeli dengan mempertimbangkan barang atau jasa. Harga pembelian ini adalah jumlah transaksi untuk semua jurnal pembelian. Orang atau organisasi dari mana pembelian dilakukan disebut Pemasok dan ketika pembelian secara kredit, Pemasok akan muncul sebagai Kreditur di neraca sampai waktu pembayaran dilakukan.
# 2 - Pembelian Kredit
Sebuah organisasi memperoleh berbagai barang dan layanan dari beberapa Pemasok. Ketika barang dibeli secara kredit, entri jurnal berikut diposting - Katakanlah X Ltd. membeli barang senilai $ 500 dari Y Ltd. -
Saat pembayaran dilakukan -
# 3 - Faktur
Faktur adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Ini adalah dokumen rinci. Ini berisi tanggal faktur, nama, dan alamat Pemasok, nama organisasi yang ditagih, alamat dan nama organisasi tempat pengiriman barang, jumlah dan deskripsi barang, metode pembayaran yang dibutuhkan oleh pemasok, mata uang faktur, pajak, dll. Faktur adalah dokumen penting, yang merupakan masalah bersama dengan barang, dan ketika mencapai pembeli, pembeli akan mencocokkan barang yang datang dengan Pesanan Pembelian ditempatkan.
# 4 - Departemen Pembelian
Sebagian besar organisasi memiliki departemen pembelian terpisah yang bertanggung jawab atas pengadaan barang. Jadi, ketika ada orang atau departemen yang membutuhkan barang, mereka harus mengirim permintaan ke departemen Pembelian, jika barang sudah tersedia di stok atau gudang, departemen pembelian akan mengeluarkan barang tersebut. Jika barang tidak tersedia, tim pembelian akan mengidentifikasi Pemasok yang mengkhususkan diri pada barang yang dibutuhkan, dan mereka akan melakukan pemesanan. Setelah pesanan tiba, mereka akan memeriksa apakah itu sesuai dengan deskripsi yang diperlukan, dan kuantitas sesuai dengan apa yang diminta. Setelah departemen pembelian mengkonfirmasi bahwa barang telah diterima, faktur masuk ke akun untuk pembayaran.
# 5 - Nota Kredit
Jika barang yang dipasok tidak sesuai dengan deskripsi, memiliki masalah kualitas atau kerusakan, dan Pembeli harus mengembalikannya kepada Pemasok. Kemudian Pemasok akan menerbitkan dokumen bernama Nota Kredit, yang akan disesuaikan dengan pembayaran barang di masa mendatang. Katakanlah X Ltd. mengembalikan barang senilai $ 1.000, dan Y Ltd. mengeluarkan nota kredit untuk nilai itu. Lain kali ketika X Ltd. akan membeli $ 5.000, ia hanya perlu membayar $ 4.000 karena $ 1.000 akan disesuaikan dengan nota kredit.
# 6 - Beli Buku
Buku pembelian mencatat semua pembelian kredit di satu tempat, dan rincian Pemasok, nomor faktur, mata uang, jumlah, dan rincian lainnya disebutkan di sana. Saldo untuk Pemasok dari buku Pembelian ini ditransfer ke buku besar individu dan total kepala pengeluaran didebit ke akun pengeluaran. Ini adalah salah satu buku dasar dalam proses pembukuan, yang penting dalam menyiapkan saldo buku besar, neraca saldo, dan akun akhir. Di bawah ini adalah contoh buku pembelian XYZ Ltd untuk Agustus 2019. Dalam hal ini, saldo $ 500, $ 1.000 dan $ 2.000 akan diposting ke buku besar masing-masing Nike, Adidas dan PUMA Ltd. Selain itu, akun Pembelian akan didebit sebesar $ 3.500.
Keuntungan dari Jurnal Pembelian
- Rincian semua pemasok ditemukan di satu tempat yang membantu dalam merekonsiliasi saldo buku besar dan neraca saldo
- Mudah untuk memelihara dan melacak data untuk analisis Pemasok
- Pembelian kredit total dan jenis pembelian ditemukan di satu tempat
- Dokumen penting untuk kelancaran fungsi departemen pembelian
- Selama audit akhir tahun, menemukan nomor faktur yang terkait dengan Pemasok mana pun dapat diakses dari jurnal pembelian
- Salah satu buku terkenal dan banyak dipelihara
Kerugian dari Jurnal Pembelian
- Seorang akuntan terpisah diperlukan yang membutuhkan waktu dan uang
- Jika akun pemasok yang salah dipilih dalam buku pembelian, ini menyebabkan kesalahan dalam penyusunan neraca saldo dan akun akhir
Kesimpulan
Jurnal pembelian adalah bagian penting dan penting dari proses akuntansi organisasi mana pun. Ketika diterapkan dengan hati-hati, sistem suara akan membantu pembelian tepat waktu, yang akan menghemat waktu dan uang. Selain itu, analisis pembelian yang diambil dari jurnal-jurnal ini membantu dalam negosiasi kontrak baru. Jurnal pembelian juga membantu dalam manajemen Kreditur, melacak status barang yang dikembalikan, catatan kredit, dan saldo buku besar Pemasok yang diperbarui, yang semuanya diperlukan agar bisnis berhasil dan mutakhir. Ini juga membantu dalam fasilitasi audit dengan menyediakan data yang dibutuhkan oleh auditor.
