Bagaimana Cara Mengurangi Ukuran File Excel?
Di bawah ini adalah 4 metode untuk mengurangi ukuran file buku kerja excel.
- Simpan File dalam Format Biner
- Ubah Rumus yang Tidak Diperlukan menjadi Nilai
- Kompres Gambar
- Menghapus Cache Pivot
Mari kita bahas masing-masing metode secara rinci -
# 1 - Simpan File dalam Format Biner
Ukuran file excel dapat dikurangi dengan mengubah format .xlsx biasa menjadi .xlsb yang merupakan format biner. Dengan demikian mengurangi ukuran file ke ukuran sekecil mungkin.
- Langkah 1 - Buka file excel format .xlsx.
- Langkah 2 - Kemudian klik pada tab File. Dalam daftar drop-down Tab File di excel pilih Save As di excel.
- Langkah 3 - Sekarang pilih Browse Option , lalu kotak dialog akan muncul.
- Langkah 4 - Kemudian masukkan nama file di "Nama File", sekarang di drop-down "Simpan sebagai jenis" pilih format .xlsb dan klik "Simpan".
Pendekatan ini akan memungkinkan mereka untuk mengungguli file untuk mengurangi ukuran spreadsheet.
# 2 - Ubah Rumus yang Tidak Diperlukan menjadi Nilai
Pendekatan selanjutnya yang dapat digunakan untuk mengurangi ukuran file excel adalah dengan mengubah rumus yang tidak perlu menjadi nilai. Di bawah ini adalah daftar langkah-langkah yang dapat digunakan untuk memahami metodologi.
- Langkah 1 - Buka file excel, dan pilih seluruh lembar kerja atau jumlah kolom yang akan diubah dari rumus menjadi nilai.
- Langkah 2 - Sekarang tekan tombol "F5", kotak dialog pop-up akan muncul. Kemudian klik "Khusus".
- Langkah 3 - Ini akan membuka kotak dialog lain seperti yang ditunjukkan di bawah ini, lalu klik tombol radio untuk "Rumus" dan klik Ok.
- Langkah 4 - Sekarang semua sel yang berisi rumus telah dipilih. Buka tab Beranda dan klik "Tempel".
- Langkah 5 - Sekarang pilih Nilai, setelah dropdown muncul saat diklik "Tempel". Kemudian klik "Tempel Nilai".
- Langkah 6 - Atau gunakan shortcut CTRL + ALT + V , maka akan muncul kotak dialog seperti di bawah ini. Pilih tombol radio untuk "Nilai" dan klik "OK".
Ini akan mengubah rumus yang dipilih menjadi nilai, yang akan memungkinkan untuk memperkecil file untuk mengurangi dan membuat spreadsheet lebih ringan.
# 3 - Kompres Gambar
Pendekatan selanjutnya adalah menggunakan kompres gambar dalam file excel untuk mengurangi ukuran buku kerja. Cara ini penting dilakukan ketika kita memiliki terlalu banyak gambar yang terdapat di workbook atau worksheet yang mendorong untuk memperbesar ukuran file excel.
- Langkah 1 - Klik pada gambar yang ingin Anda kompres. Lalu pergi ke tab "Format" di area pita seperti yang ditunjukkan di bawah ini.
Ini adalah alat gambar yang hanya muncul ketika gambar dipilih.
- Langkah 2 - Pada tab "Format" pilih "Kompres Gambar".
- Langkah 3 - Kotak dialog akan muncul setelah memilih ikon kompres gambar.
- Langkah 4 - Opsi "Terapkan hanya untuk gambar ini" memungkinkan pengguna untuk mengkompres hanya gambar yang dipilih. Membatalkan pilihan opsi ini akan memungkinkan semua gambar di workbook untuk dikompresi. Juga, pilih opsi untuk "Email (96 PPI)" yang merupakan ukuran dokumen minimum untuk dibagikan.
- Langkah 5 - Klik Ok dan simpan buku kerja. Ini akan mengurangi ukuran file excel secara keseluruhan.
# 4 - Menghapus Pivot Cache
Pendekatan berikut akan membantu mengurangi ukuran file excel dengan menghapus cache pivot sekaligus membuat tabel pivot dari data sumber.
- Langkah 1 - Pilih tab "Analisis" di alat tabel pivot. Tab ini hanya muncul jika tabel pivot di file excel dipilih.
- Langkah 2 - Sekarang klik dropdown opsi pivot diikuti dengan opsi.
- Langkah 3 - Di samping akan muncul kotak dialog, masuk ke tab Data.
- Langkah 4 - Sekarang hapus centang pada kotak untuk "Simpan data sumber dengan file". Opsi ini tidak akan membuat cache pivot dan memungkinkan untuk mengurangi ukuran file excel.
- Langkah 5 - Sekarang pilih Opsi untuk "Segarkan data saat membuka file", ini akan memastikan bahwa poros di-refresh segera setelah file excel dibuka. Jika opsi tidak dipilih maka tabel pivot perlu di-refresh secara manual yang akan menghasilkan cache pivot.
Langkah 6 - Kemudian klik OK. Ini akan memastikan bahwa ukuran file excel berkurang.
Hal-hal untuk diingat
- Format file XLSB cenderung membuka dan menyimpan pada kecepatan yang jauh lebih cepat, namun, bahkan ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan di mana makro diaktifkan dan file excel berbasis kueri tidak boleh dikonversi ke XLSB karena dapat menyebabkan kesalahan fungsional saat beroperasi sebagai XLSB.
- Juga jika ukuran file excel untuk format XLSX adalah 5MB hingga 7MB dapat dibiarkan apa adanya, hanya jika ukuran file XLSX diperbesar menjadi dua atau tiga digit dalam MB. Kemudian dapatkah file excel dianggap mengurangi ukuran file menggunakan salah satu pendekatan yang paling sesuai.
- Ada pendekatan lain seperti menggunakan folder zip terkompresi, ini dilakukan dengan melakukan klik kanan pada file excel, pergi untuk mengirim dan kemudian klik folder zip yang dikompresi. Ini akan mengurangi ukuran file saat berbagi. Ini juga dapat dilakukan dengan memilih beberapa file dan kemudian mengompresi file dalam folder zip.
- Lebih suka tabel pivot daripada rumus yang digunakan untuk meringkas data untuk kumpulan data yang umumnya lebih besar, ini akan berdampak lebih kecil pada ukuran file. Juga jika ada penggunaan rumus yang lebih tinggi yang dibuat, ubah mode perhitungan otomatis ke mode Manual di tab rumus. Ini akan membuat file terbuka, membuat perubahan, memperbarui file excel, dan menutup file lebih cepat.
