Bentuk Lengkap PO

Bentuk Lengkap PO - Purchase Order

Bentuk lengkap dari singkatan PO adalah Purchase Order. Ini adalah dokumen yang disiapkan dan dikirim oleh departemen pembelian pembeli kepada penjual yang menyebutkan deskripsi, jumlah, dan harga yang disepakati bersama untuk barang atau jasa yang akan dibeli. Ini digunakan oleh tim pembelian atau pengadaan untuk memesan dengan pihak eksternal.

Fitur PO

Biasanya, detail berikut menampilkan pesanan pembelian.

  • Kuantitas yang akan dibeli
  • Deskripsi produk atau layanan
  • Nama merek atau kode produk tertentu, jika diperlukan
  • Per harga satuan
  • Timeline pengiriman yang diinginkan
  • Lokasi pengiriman untuk pengiriman
  • Alamat tagihan
  • Syarat dan ketentuan terkait pembayaran dan pengiriman

Jenis PO

Ada empat jenis pesanan pembelian yang biasanya digunakan.

# 1 - Pesanan Pembelian Standar

Itu dibuat ketika semua syarat utama pembelian diketahui pada saat membuat pesanan pembelian seperti kuantitas, harga, jadwal pengiriman dan syarat pembayaran. Dengan demikian, mereka digunakan bila ada kepastian sehubungan dengan ketertiban dan istilah terkait.

# 2 - Pesanan Pembelian Terencana

Ini dikeluarkan ketika sebagian besar detail yang berkaitan dengan pesanan diketahui pada saat menyiapkan pesanan pembelian, tetapi syarat dan jadwal pengiriman yang akurat tidak diketahui. Jadi, ketika seseorang membuat PO ini, komitmen dibuat untuk jumlah yang dibutuhkan dan harga yang harus dibayar tetapi hanya perkiraan jadwal pengiriman yang disebutkan.

# 3 - Selimut Pesanan Pembelian

PO semacam itu dibuat ketika detail mengenai harga dan kuantitas juga tidak diketahui. Hanya detail barang dengan syarat pengiriman yang disebutkan. Namun, jumlah maksimum akan disebutkan di PO dan pembeli dapat membeli dalam batas yang ditentukan. Juga, kisaran harga perkiraan dapat disebutkan.

# 4 - Kontrak Pesanan Pembelian

Dalam PO tersebut, produk atau layanan juga tidak dikenal. Seseorang dapat menyebutkan syarat dan ketentuan yang akan disepakati dengan penjual.

Bagaimana PO Bekerja?

Kapan pun perusahaan memiliki persyaratan untuk mengadakan barang atau jasa apa pun, pembeli mengajukan PO kepada penjual. Pada penerimaan PO tersebut, penjual memberikan konfirmasi kepada pembeli apakah pesanan tersebut dapat diselesaikan olehnya atau tidak. Jika penjual yakin tidak mungkin menyelesaikan pesanan, hal yang sama akan dikomunikasikan dan PO akan dibatalkan. Jika pesanan ingin diselesaikan maka pengaturan akan dibuat untuk hal yang sama. Setelah menyelesaikan pesanan, penjual menaikkan faktur kepada pembeli dengan menyebutkan nomor PO yang relevan sehingga pembeli dapat mencocokkan dengan pengiriman yang sebenarnya. Setelah faktur aktual dinaikkan, pembayaran harus dilakukan sesuai ketentuan pembayaran yang disepakati.

Contoh Format PO

Contoh format Pesanan Pembelian diproduksi di bawah ini.

Perbedaan Antara Purchase Order dan Invoice

Pesanan pembelian dikeluarkan untuk menempatkan pesanan barang atau jasa. Hal yang sama dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual. Ini mencakup perincian sehubungan dengan pesanan dan pengirimannya. PO merupakan kontrak untuk dijual.

Faktur dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli setelah pengiriman selesai meminta pembeli untuk pembayaran jumlah akhir. Faktur terdiri dari harga dan jumlah akhir yang harus dibayarkan, persyaratan terkait pembayaran, dan periode kredit yang diizinkan kepada pembeli. Faktur dikeluarkan setelah pengiriman barang atau jasa selesai. Berbeda dengan PO, faktur mengkonfirmasi kontrak penjualan.

Pentingnya PO

Pesanan pembelian adalah dokumen yang sangat berguna yang digunakan untuk melakukan pemesanan. Ini membantu untuk mengkomunikasikan persyaratan kepada penjual dengan jelas. Ketika pengiriman yang sebenarnya dilakukan, hal yang sama dapat diperiksa silang dengan pesanan pembelian untuk menemukan perbedaan di antara keduanya. Penjual dan pembeli akan lebih mudah menyimpan detail pesanan yang didokumentasikan melalui pesanan pembelian.

Keuntungan

  • PO membantu pembeli untuk memesan barang dan jasa yang hendak dibeli tanpa melakukan pembayaran.
  • Ini membantu untuk melacak pesanan dan menghindari duplikasi pesanan.
  • Ini adalah dokumen penting yang menjadi bagian dari jejak audit.
  • Untuk penjual, akan membantu untuk mendapatkan informasi tentang persyaratan pembeli.
  • Pengiriman sebenarnya dapat diperiksa dengan pesanan pembelian dan perbedaan apa pun dapat dipertanyakan.
  • PO berfungsi sebagai dokumen hukum yang membuktikan persyaratan yang disepakati untuk pembelian barang atau jasa.

Kekurangan

  • Bahkan untuk pesanan yang lebih kecil, PO harus dibuat dan sepertinya dokumen yang tidak diperlukan untuk pesanan kecil tersebut.
  • Membuat pesanan pembelian adalah proses yang memakan waktu.

Kesimpulan

Pesanan pembelian digunakan hampir oleh setiap bisnis sebagai bagian dari proses pengadaan mereka. Hal yang sama berguna untuk memiliki komunikasi yang jelas sehubungan dengan pesanan yang dibuat.