Siklus Hutang Dagang juga dikenal sebagai Procure to Pay adalah rangkaian proses berbeda di perusahaan yang melibatkan berbagai aktivitas yang diperlukan untuk pembelian produk mulai dari memesan barang ke pemasok, kemudian membeli dan mendapatkan pengiriman barang dan akhirnya melakukan pembayaran terakhir kepada pemasok terhadap hal yang sama.
Apa itu Siklus Hutang (AP)?
Siklus Hutang juga dikenal sebagai 'Procure to Pay' atau 'P2P'cycle adalah serangkaian proses yang melibatkan departemen pembelian dan pembayaran perusahaan dan membawa semua aktivitas yang diperlukan mulai dari memesan ke pemasok, membeli barang dan melakukan pembayaran akhir kepada pemasok.
Setiap bisnis memiliki dua siklus bisnis utama - siklus pendapatan dan siklus pengeluaran.
- Siklus Pendapatan mencakup aktivitas seperti penjualan, pemasaran, hubungan pelanggan, pengumpulan pendapatan, dll.
- Siklus Pengeluaran mencakup pembelian, pembayaran pemasok, biaya produksi, upah, dan gaji, dll. Siklus hutang merupakan bagian penting dari siklus pengeluaran.
Berikut adalah Langkah-langkah yang termasuk dalam Siklus Hutang -
- Penentuan Barang Yang Dibutuhkan
- Proses pengadaan
- Cari Pemasok
- Proposal permintaan
- Review Menerima Kutipan
- Perundingan
- Pesanan Pembelian
- Konfirmasi Pemasok
- Tugas Pemasok
- Pada Pengiriman Barang Berhasil
- Entri Faktur
- Pembayaran
Mari kita bahas ini secara rinci -
Langkah-langkah yang Termasuk dalam Siklus Hutang
Berikut adalah langkah-langkah yang termasuk dalam siklus pengadaan untuk membayar:
# 1 - Penentuan Barang yang Dibutuhkan
Pembelian dilakukan berdasarkan stok yang dibutuhkan oleh bagian produksi perusahaan. Manajer produksi mengidentifikasi persediaan yang dibutuhkan dan memberi tahu departemen pembelian.
# 2 - Departemen Pembelian memulai Proses Pengadaan
Setelah mendapatkan persetujuan permintaan persediaan dari produksi, departemen pembelian akan memeriksa apakah beberapa pesanan serupa telah dilakukan; jika tidak, maka dokumen baru pesanan pembelian dibuat.
# 3 - Cari Pemasok
Menemukan pemasok adalah pekerjaan rumit yang mencakup berbagai faktor seperti lokalitas, kemudahan transportasi, kebijakan kredit, niat baik pemasok dan produknya, hubungan masa lalu dengan perusahaan, dan banyak lagi. Namun, perusahaan lebih memilih transaksi dengan pemasok yang telah dicoba dan diuji. Dalam kasus lain, calon pemasok dipilih secara lokal, nasional atau internasional menggunakan bisnis online ke portal bisnis (seperti Alibaba.com), rujukan, dll.
# 4- Permintaan Proposal
Setelah memilih beberapa pemasok potensial, dokumen resmi dikirimkan untuk menerima penawaran barang. Dokumen tersebut disebut sebagai request for proposal (RFP). Pemasok mengirimkan proposal, termasuk tarif dan kualitas produk, dan meminta perusahaan untuk berbisnis dengan mereka.
# 5 - Review Menerima Kutipan
Perusahaan meninjau kutipan yang dikirim oleh pemasok yang berbeda dan menyaring pemasok yang dapat memenuhi persyaratan perusahaan. Perusahaan memberi tahu pemasok terpilih tentang minatnya dalam membuat kesepakatan pembelian.
# 6 - Perusahaan memulai Proses Negosiasi
Negosiasi adalah proses yang sibuk dan terkadang memakan waktu di mana pembeli meminta penjual untuk menurunkan tarifnya, menawarkan kebijakan kredit liberal dan persyaratan negosiasi dasar lainnya seperti diskon, kualitas produk, biaya pengiriman, pengiriman, dan persyaratan asuransi. Proses negosiasi melakukan penyaringan, dan perusahaan telah mengidentifikasi pemasok terbaik.
# 7 - Pesanan Pembelian
Perusahaan yang menyetujui pemasok yang diinginkan memberinya pesanan dengan mengirimkan dokumen pesanan pembelian resmi. Ini menegaskan pemasok tentang persyaratan perusahaan dan batas waktu pengiriman produk atau layanan.
# 8 - Konfirmasi Pemasok
Perjanjian dimulai ketika pemasok setuju untuk menjual produknya dengan syarat dan ketentuan yang diminta. Konfirmasi penerimaan harus dikirim oleh pemasok secara tertulis melalui pos atau email.
# 9 - Tugas Pemasok
Merupakan kewajiban pemasok untuk menyiapkan barang dan dikirim mengikuti tenggat waktu dengan ketat dan terus memberi tahu perusahaan tentang kemajuan pesanan. Pemberitahuan harus dikirim ketika barang siap untuk dikirim dan pemberitahuan pengiriman, termasuk dokumen valid yang menjelaskan deskripsi barang, termasuk berat atau unit, tanggal pengiriman, lokasi, dll.
# 10 - Pemeriksaan Barang yang Dikirim
Proses pemeriksaan dimulai, yang meliputi pemeriksaan kualitas dan kuantitas. Departemen pembelian memeriksa apakah barang yang dikirim sesuai dengan pesanan pembelian.
# 11 - Entri Faktur
Pada inspeksi yang berhasil, jika semuanya sesuai, departemen pembelian mengirimkan persetujuan ke departemen hutang dagang untuk memulai proses pembayaran. Departemen hutang dagang membuat catatan faktur, yang berisi semua spesifikasi tentang pembayaran seperti tanggal akhir dan / atau tanggal akhir dengan diskon, jumlah penggantian, dan rincian resmi lainnya.
# 12 - Pembayaran
Setelah setiap pemeriksaan yang diperlukan, departemen hutang mulai melakukan pembayaran kepada pemasok sebagian atau seluruhnya sesuai norma perusahaan. Ada berbagai cara untuk melakukan pembayaran ke pemasok seperti:
- Pembayaran tunai
- Cek pembayaran (atau instrumen lain yang bisa dinegosiasikan)
- Transfer pihak ketiga online
- Pembayaran kartu kredit
- Pembayaran dalam dolar atau mata uang asing lainnya (umumnya berlaku dalam transaksi impor);
- Pembayaran barter, yaitu pembayaran sebagian barang dan / atau jasa terhadap barang dan / atau jasa yang diterima pemasok.
Dokumen Relevan yang Terlibat dalam Siklus AP
Berikut ini adalah dokumen penting yang termasuk dalam siklus pengadaan hingga pembayaran:
# 1 - Pesanan Pembelian
Departemen pembelian perusahaan menghasilkan pesanan barang yang dibutuhkan dan mengirimkannya ke vendor. Pesanan merinci vendor tentang barang beserta jumlahnya. Itu juga menentukan tanggal di mana barang harus dikirim.
# 2 - Menerima Laporan
Setelah barang dikirim, manajemen akan memeriksa pengiriman dan memeriksa kualitas, kuantitas, dan aspek penting lainnya. Setelah pemeriksaan penuh, itu membuat laporan rinci yang disebut menerima laporan.
# 3 - Faktur Vendor
Dokumen tersebut adalah kontrak hukum di mana vendor merinci barang, tarif per unit, dan jumlah total beserta jumlah kena pajak yang berlaku. Ini juga menentukan kebijakan kredit dan tanggal akhir pembayaran.
