Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Apa itu Sistem Informasi Akuntansi?

Sistem Informasi Akuntansi mengacu pada metode berbasis komputer yang digunakan oleh perusahaan untuk mengumpulkan, menyimpan dan mengolah data akuntansi dan keuangan yang digunakan oleh pengguna internal perusahaan untuk memberikan laporan mengenai berbagai informasi kepada para pemangku kepentingan. perusahaan seperti kreditor, investor, otoritas pajak, dll.

Dengan kata sederhana, ini adalah sistem untuk mengumpulkan dan menyimpan semua informasi yang terkait dengan transaksi dan peristiwa keuangan sedemikian rupa sehingga dapat diambil untuk pengambilan keputusan oleh manajemen internal, akun, CFO, auditor, dll. AIS mungkin sangat bermanfaat. buku besar sederhana untuk berbagai akuntansi, penetapan biaya, laporan keuangan seperti Laporan Laba Rugi, Neraca, dll.

Komponen Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

# 1 - Orang (Stakeholder)

Awal dan akhir setiap aspek akuntansi. Ada pemangku kepentingan yang memasukkan informasi ke dalam sistem, mengumpulkan, menganalisis, melaporkan, dll., Dan ada orang lain (pemangku kepentingan) yang membutuhkan informasi. Misalnya, seorang akuntan mencatat berbagai data keuangan dan menyajikannya untuk digunakan oleh banyak pemangku kepentingan seperti pemilik, pemegang saham, kreditor, pemerintah, dll.

# 2 - Data

Sekarang, apa yang dicatat, laporan AIS? Ini semua tentang berbagai transaksi akuntansi, peristiwa, dan item moneter lainnya. SIA tidak akan mencatat informasi apapun yang tidak memiliki basis moneter. Data dapat berupa apa saja seperti buku besar penjualan, akun pelanggan, buku besar vendor, laporan keuangan seperti P&L dan Neraca, laporan arus kas, dll.

# 3 - Prosedur yang Ditetapkan

Untuk melakukan berbagai fungsi, sebagaimana dinyatakan dalam definisi, SIA mengikuti langkah-langkah yang telah ditentukan sebelumnya, prosedur. Untuk memastikan konsistensi, ini adalah salah satu kebutuhan paling dasar dari SIA. AIS dapat melakukan tindakan baik dengan intervensi manual atau otomatis. Tindakan ini perlu diinstruksikan kepada orang yang memproses data atau dikodekan dalam sistem dalam kasus sistem otomatis.

# 4 - Perangkat Lunak (ERP)

Sebuah perangkat lunak atau, dalam istilah yang lebih luas, ERP adalah program berbasis komputer yang menjalankan fungsi-fungsi yang disebutkan. ERP dapat digambarkan sebagai sistem paket perangkat lunak basis data yang mendukung proses bisnis dan operasi, termasuk manufaktur, pemasaran, keuangan, sumber daya manusia, dll. Ini merupakan salah satu komponen utama Sistem Informasi Akuntansi (SIA).

# 5 - Infrastruktur Sistem Informasi

Secara sederhana, Infrastruktur TI dapat dikatakan sebagai konsorsium berbagai perangkat keras, peralatan, aksesori TI & SI. Contoh, komputer, printer, pemindai, dll

# 6 - Kontrol Internal

Pengendalian internal adalah kebutuhan dasar setiap organisasi bisnis. Ini adalah alat, pemeriksaan, prosedur, sistem yang diadopsi oleh organisasi untuk memastikan integritas informasi keuangan, pencegahan penipuan, kesalahan, pengamanan aset, dll.

Studi Kasus Berdasarkan Contoh SIA

  • Kasus -  Martin Inc., pemilik rantai ritel supermarket terkenal di London menggunakan metode pencatatan transaksi konvensional di atas kertas, sekarang dengan pandangan bisnis yang berkembang ingin mengetahui detail pelanggan, vendor, keuntungan yang diperoleh di masa lalu, perkiraan masa depan kapasitas memperoleh laba, rincian modal kerja yang terlibat dalam bisnisnya tetapi tidak dalam posisi untuk memprediksi yang sama karena praktik akuntansi berbasis manual.
  • Masalah - Pemilik tidak dalam posisi untuk memahami tempat usahanya yaitu, semua persyaratan yang disebutkan di atas.
  • Solusi - Seandainya ada AIS yang digunakan, Martin Inc. akan dengan mudah mengekstraksi detail pelanggan, vendor, keuntungan yang diperoleh di masa lalu, modal kerja yang terlibat dalam bisnis, dll. Tidak hanya angka masa lalu, tetapi AIS juga memiliki kemampuan untuk memprediksi masa depan tren keuntungan, arus kas, dan posisi lainnya.

Keunggulan Sistem Informasi Akuntansi

  • # 1 - Efektivitas Biaya - Di era digitalisasi dan kecerdasan buatan, setiap organisasi bergerak ke arah pemotongan biaya dengan menggunakan kecerdasan buatan. AIS telah membantu mengurangi upaya manual dan dapat melakukan operasi yang sama dengan lebih hemat biaya.
  • # 2 - Efektivitas Waktu -  AIS telah membantu organisasi bisnis dalam mengurangi jumlah waktu yang terlibat dalam pencatatan, pengklasifikasian, pelaporan informasi keuangan apa pun. Kuantum besar pekerjaan manual dapat diselesaikan oleh SIA dengan upaya dan waktu yang jauh lebih sedikit.
  • # 3 - Akses Mudah (Portabilitas) -  Data yang disimpan di SIA dapat diambil melalui sistem informasi yang terhubung dengan internet di mana saja dan kapan saja. Dimana pembukuan yang disiapkan secara manual tidak dapat dibawa dengan mudah, data AIS dapat.
  • # 4 - Akurasi -  Dengan keterlibatan AIS, keandalan data meningkat. Seperti yang telah kita bahas sebelumnya di artikel ini bahwa SIA mengikuti serangkaian instruksi yang telah ditentukan. Oleh karena itu kemungkinan informasi yang rawan kesalahan lebih sedikit, dan oleh karena itu SIA memiliki keuntungan tambahan dari data yang akurat.

Kekurangan

  • # 1 - Biaya Awal Angsuran dan Pelatihan - Meskipun kita telah membahas bahwa SIA hemat biaya, hal yang sama mungkin tidak akurat dalam kasus usaha kecil. Biaya penyiapan awal mungkin tinggi dan mungkin tidak menghasilkan nilai bagi organisasi.
  • # 2 - Intervensi Manual -  Meskipun kita telah membahas bahwa AIS mengurangi intervensi manual, hal yang sama tidak dapat dihilangkan. SIA membutuhkan intervensi manual pada titik waktu tertentu, yang dapat menyebabkan sistem tidak efisien.
  • # 3 - Kesalahan Tidak Dapat Dihilangkan Sepenuhnya -  Kita telah membahas, AIS mengurangi kemungkinan kesalahan, tetapi ada kemungkinan pengkodean yang salah dalam perangkat lunak, yang dapat menyebabkan hasil yang rawan kesalahan. Selain itu, intervensi manual masih ada di sini, yang juga dapat menghasilkan kesalahan.
  • # 4 - Kerahasiaan -  Meskipun kita membahas portabilitas data AIS, hal yang sama juga dapat menjadi bencana bagi organisasi Jika informasi tersebut diretas, misalnya dicuri. Seorang penyusup dapat mengubah informasi tersebut, atau dia dapat mengungkapkan informasi keuangan yang sensitif.
  • # 5 - Serangan Virus -  Setiap data yang disimpan di IS dapat terinfeksi virus yang dapat menyebabkan gangguan, modifikasi informasi keuangan yang disimpan di AIS.

Batasan

  • Biaya: Kami telah membahas biaya AIS sebagai kerugian.
  • Pelatihan: Ada kebutuhan untuk melatih pengguna untuk memberi makan, mengambil, atau menggunakan SIA dengan cara yang diinginkan. Jika orang yang bersangkutan tidak dilatih dengan baik, hal itu dapat menyebabkan persiapan dan penyajian data yang tidak akurat. Juga, sering terjadi transfer, promosi, pengunduran diri, pensiun dalam organisasi besar. Dalam semua kasus ini, ada kebutuhan rutin untuk pelatihan penggantian.
  • Obsoletion : Di era digitalisasi, teknologi berubah dengan sangat cepat. Hanya perlu beberapa saat agar teknologi menjadi usang. Ini menimbulkan kebutuhan bagi organisasi untuk mengadopsi perubahan paling awal. Jika tidak, ini dapat menyebabkan data rawan kesalahan.

Perubahan Sistem Informasi Akuntansi (SIA)

Di era teknologi yang berubah dengan cepat dan adaptasi kemajuan teknologi, perubahan signifikan sedang terjadi pada SIA. Perubahan terbaru termasuk komputasi cloud, akuntansi cloud, akuntansi real-time, atau akuntansi seluler.

Ini telah membuat akuntansi lebih mudah dan nyaman dibandingkan dengan cara akuntansi lama. Kemajuan telah mencapai tingkat yang tidak hanya mencatat, mengklasifikasikan, menganalisis, dan melaporkan angka-angka tetapi juga memprediksi tren masa depan, yang dapat membantu menghadapi situasi aktual dengan banyak kesiapan.

Kesimpulan

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dapat digambarkan sebagai keuntungan bagi organisasi mana pun karena kami mempelajari kelebihan dan kekurangan, keterbatasan SIA. Namun, secara keseluruhan sangat bermanfaat bagi organisasi untuk bermigrasi dari akuntansi manual ke akuntansi berbasis SIA. Untuk mengatasi berbagai kelemahan, keterbatasan SIA, ada perangkat lunak yang mengamankan SIA organisasi dari virus, peretas, dan serangan lainnya.

Kecerdasan Buatan, versi tambahan dari Sistem Informasi Akuntansi (SIA) telah mulai mengurangi intervensi manual dan akan tumbuh dengan sangat cepat.