Formulir Lengkap GRN - Nota Barang Diterima
Bentuk lengkap GRN adalah Nota Penerimaan Barang. GRN mengacu pada dokumen bisnis yang diisi oleh pelanggan pada saat penerimaan barang dari penjual untuk mengkonfirmasi penerimaan semua barang sesuai kesepakatan antara pihak-pihak yang terlibat dan sering dibandingkan dengan pesanan pembelian ( PO) sebelum memberikan pembayaran kepada penjual barang.
Fitur GRN
Dalam manufaktur dan jenis organisasi lainnya, dimana proses organisasi termasuk pengangkutan barang dari satu tempat ke tempat lain atau pengangkutan dari pasar luar ke gudang dll. Catatan penerimaan barang memainkan peran yang sangat penting. Terkadang, waktu pengerjaan bisa jadi lebih lambat dari biasanya dan ini bisa dilacak dari nota penerimaan barang.
Salah satu ciri penting dari nota penerimaan barang adalah, ketika barang diangkut ke toko, pengelola toko menjadikan dokumen ini sebagai bukti apakah barang sudah sesuai dengan kuantitas yang dibutuhkan, apakah jumlah yang diminta seperti yang tertulis dalam catatan. diterima atau tidak. Dengan demikian nota penerimaan barang juga menjadi bukti dan jejak audit.
Apa yang Harus Disertakan dalam Catatan Penerimaan Barang?
Biasanya, dalam organisasi, pekerjaan pra-cetak nota penerimaan barang berada di departemen toko. Oleh karena itu manajemen harus melatih mereka dengan benar dalam hal apa saja yang perlu dimasukkan dalam nota penerimaan barang. Berikut adalah daftar hal-hal penting yang akan dimasukkan ke dalam GRN:
- Bagian atas GRN menunjukkan nama pemasok barang.
- Diikuti dengan tanggal dan waktu penerbitan dan tanggal serta waktu penerimaan barang oleh departemen toko.
- Alamat yang benar dari tempat barang akan diangkut dan tempat barang akan dikirim bersama dengan kode PIN yang tepat.
- Deskripsi barang yang diangkut beserta kuantitas setiap jenis produk, tarif, dan harga barang.
- Akhir dari GRN dilakukan dengan tanda tangan dan nama personel yang berwenang, baik dari pemasok maupun manajer toko dan juru tulis yang seharusnya menerima barang.
Proses GRN
Berikut adalah proses GRN:
- Penerimaan faktur dan challan serta pembongkaran barang ke toko.
- Verifikasi fisik jumlah barang yang diterima beserta deskripsi barang.
- Jika barang disengketakan atau jumlahnya sedikit, pemasok dihubungi menanyakan alasan kekurangan tersebut.
- Setelah kuantitas dicek, dilakukan uji kualitas.
- Pengakuan harus dibuat oleh challan dan dikirim ke pemasok.
- Setelah langkah di atas, departemen penerima akan menyiapkan GRN dalam 5 rangkap. Asli untuk mereka, dan sisanya untuk departemen pembelian, departemen akun, satu untuk manajer toko dan satu untuk orang yang membuat daftar permintaan pembelian.
- Berdasarkan itu, entri dibuat ke buku besar toko.
Pentingnya
- Untuk setiap departemen akuntansi, nota penerimaan barang merupakan dokumen yang sangat vital karena berfungsi untuk tujuan prinsip objektivitas akuntansi. Setiap entri dalam pembukuan akun wajib didukung dengan bukti dalam bentuk dokumenter.
- Selanjutnya, sebelum melakukan pembayaran produk ke penjual, barang diverifikasi dengan GRN. Juga, dalam sebuah organisasi, untuk mengurangi kemungkinan kesalahan dan kecurangan, penting bahwa pekerjaan satu orang diperiksa oleh orang lain, dan satu orang tidak terlibat dalam lebih dari 1 proses berkelanjutan. Karenanya karena GRN, pekerjaan organisasi diinspeksi oleh orang yang berbeda.
- Karena jumlah fisik barang sebenarnya diperiksa dengan nota penerimaan barang; pembayaran hanya dilakukan untuk barang-barang yang benar-benar diterima. Oleh karena itu, pembayaran yang salah dihindari.
- Dokumen ini juga menempatkan peran penting di pemasok. Pemasok dapat membuktikan dengan bantuan GRN bahwa barang telah dikirim dari ujungnya karena GRN adalah dokumen resmi resmi dan dapat diterima sebagai bukti di pengadilan.
Barang Diterima Catatan vs Barang Pengiriman Catatan
Berikut ini adalah perbedaan antara Nota Penerimaan Barang dan Nota Pengiriman Barang:
- Pengiriman Barang (GDN) diajukan oleh departemen pengiriman pemasok sementara Catatan Diterima Barang disiapkan oleh departemen penerima pembeli.
- Tanpa GDN yang ditingkatkan, departemen akun pemasok tidak dapat menaikkan faktur sementara, tanpa GRN, departemen pembeli tidak dapat melakukan pembayaran atau entri dalam pembukuan.
Manfaat
Berikut ini adalah manfaat barang nota yang diterima:
- Ini berfungsi sebagai bukti bagi auditor dan karenanya dimasukkan dalam prosedur jejak audit.
- GRN menunjukkan jumlah aktual yang diterima dan karenanya hilangnya pembayaran yang lebih tinggi kepada pemasok dapat dideteksi.
- Ini adalah bukti pengiriman. Ini adalah dokumen yang memiliki kekuatan hukum dan dapat diajukan ke pengadilan.
- Personil dalam tim logistik menjadi akuntabel jika terjadi kesalahan atau penipuan karena jumlahnya harus selalu sesuai dengan kuantitas GRN. Rasa tanggung jawab dan kewaspadaan tercipta di antara tim.
- Departemen keuangan dari perusahaan yang lebih besar dapat menggunakan dokumen ini untuk tujuan perbandingan mengenai berapa banyak jumlah barang yang dipesan dan berapa banyak yang sebenarnya telah diterima dan dimasukkan ke dalam pembukuan.
Kesimpulan
GRN adalah singkatan barang menerima nota. Sesuai dengan namanya, nota penerimaan barang adalah nota konfirmasi penerimaan barang oleh pelanggan atau pembeli dari penjual yang diisi oleh pembeli pada saat barang benar-benar diterima. Ini adalah dokumen resmi resmi dan dapat diterima sebagai bukti di pengadilan.
